資料制作を依頼する前に、読み手と使う場面を整理する
営業資料やホワイトペーパーの制作前に、目的・読み手・使う場面・根拠・確認担当を整理するチェックリスト。依頼文として使える記入欄と、相談する範囲の決め方をまとめました。
資料制作の依頼は、完成イメージの共有だけでは進めにくいものです。読んだ相手に何を判断してほしいのか、誰が内容を確認するのかまで整理すると、構成を相談しやすくなります。
公開サービスでは「誰に何を伝えるか」を先に設計し、言葉で構成を作る進め方を案内しています。公開事例にも、スライド制作の前にテキストで構成を確認した過程が記載されています。以下は、これらの公開情報をもとにした編集部の整理です。特定案件の成果や、修正回数の削減を保証するものではありません。
資料の種類より先に、読後に判断してほしいことを決める
「営業資料を作る」だけでなく、「サービスが自社に合うか判断し、担当者との相談に進めるようにする」のように、読み手の次の行動まで書きます。商談で説明しながら使う資料と、担当者が社内へ持ち帰る資料では、必要な前提や説明の量が変わります。
依頼前のチェックは、目的・読み手・場面・根拠・確認担当で行う
- 目的：読み終えた相手に判断してほしいことと、次の行動／何を判断してもらうべきか、構成から相談したい
- 読み手：担当業務、抱えている課題、すでに知っている情報／想定する読者を絞るところから相談したい
- 使う場面：説明用か、単独閲覧用か、社内共有用か／同じ内容を用途別にどう分けるか相談したい
- 根拠と素材：サービス説明、図、画像、公開許可のある事例／公開可能と確認中の素材を分けて渡す
- 確認担当：内容確認、表現確認、最終判断をする担当／制作前に確認の順序を決めたい
見出しだけを読み、結論と判断条件がつながるか確かめる
見出しが「特徴」「実績」「まとめ」だけでは、資料の主張を確認しにくくなります。「どの課題に合うか」「どう進めるか」「依頼前に何を確認するか」が見出しから分かるようにします。見栄えを整える前に、見出しを並べて、前提から次の行動へつながるか確認してください。
未確定の情報は、仮置きと確認事項を分けて渡す
根拠を確認していない実績や、公開許可がない顧客情報を、そのまま完成原稿へ入れないようにします。「公開可能」「確認中」「使用しない」を分け、公開する内容は権限のある担当者が確かめます。不足している情報は架空の実績で補わず、調査や確認の作業として残します。
依頼文には、そのまま使える要件整理欄を添える
資料の目的：〔読後に判断してほしいこと〕
想定する読み手：〔役割・課題・事前知識〕
使う場面：〔説明用・単独閲覧・社内共有など〕
次に取ってほしい行動：〔相談・比較・社内確認など〕
使える素材と公開可否：〔確認済みと確認中を分ける〕
相談したい範囲：〔構成・原稿・図表・デザインなど〕
確認する担当と順序：〔内容確認・表現確認・公開承認〕
希望する進め方：〔利用予定に合わせて相談する〕
空欄があっても、未定の箇所を示せば相談の論点になります。すべてを完成させてから依頼する必要はありません。
構成から相談する場合は、資料制作の支援範囲を確認する
読み手や伝える内容が固まっていない場合は、スゴシリョの支援内容を確認してください。外注の進め方を先に知りたい場合は、下の資料から依頼時の確認ポイントを確認できます。