外注した営業資料が、社内で手直しになるのはなぜ？
外注した営業資料の社内での手直しを減らすには、作る前に3つを決めておきます。読んだ人が何を判断できれば完成か、商談にいなかった人がどの順で読むか、見せ方より先に文章で組むか、の3つです。
スゴスギでは、この3つを依頼する会社と一緒に決めるところから、資料・記事・サイトの制作を月単位で引き受けています。
外注先を替えても手直しが続くなら、作る前の決め方を見直す
公開事例には、過去に複数の外注先へ頼んだものの、どれも社内で修正や手直しが要ったという声があります。外注先を替えても同じことが起きるなら、依頼する側の決め方にも原因がないかを確かめます。
依頼の時点で、誰が読み、何を決めてもらう資料かが書かれていなければ、作り手は推測で作り始めます。推測が外れた箇所は、社内で直すことになります。
別の公開事例では、大手企業との商談で口頭の説明だけでは伝わらず、取引の障壁になっていたと振り返っています。話し手が口で補っていた前提は、紙面に書かれていなければ、商談の外で資料を読む人には届きません。
実績や料金で外注先を比べる前に、作る前に決める3つを、依頼する側と作る側のどちらが持つかを決めます。
読んだ人が何を判断できれば完成かを、依頼の前に一文で書く
「見やすく」「伝わるように」とだけ書いた依頼には、どこで作業を終えるかの基準がありません。
完成の条件は、資料を読んだ人が何を決められるかを書いた一文です。例えば「部長が、来期の予算に導入費を入れるかを決められる」と書きます。依頼メモには、見た目の好みより先にこの一文を書き、決まっていない項目は空けずに「未定」と書いて渡します。
自社の資料に当てるときは、次の表の4つの欄を埋めます。
| 欄 | 書く内容 | 記入例 |
|---|---|---|
| 読む人 | 資料で判断する人の役職 | 導入を決める部長 |
| 決めてほしいこと | 読んだ人に決めてほしいことを一文で | 来期の予算に導入費を入れるか |
| 判断に使う材料 | その判断に要る事実 | 費用、導入にかかる期間、ほかの会社の導入例 |
| 未定のこと | まだ決まっていない項目 | 導入する部署の範囲 |
「決めてほしいこと」の欄が一文で書けない資料は、見た目を整える前に構成から作り直します。
商談にいなかった決裁者が、ひとりで読める順に組む
商談のあとに資料を読んで判断する人には、その場にいなかった上司や決裁者が含まれます。その人は、紙面に書かれたことだけで判断します。
商談で口にした前提が紙面になければ、担当者は社内で説明しきれず、検討が止まることがあります。私たちは、ひとりで読む人に向けて、何の話か、どうすればよいか、それは本当か、何を決めるのか、の順に組みます。根拠は最後のページにまとめず、主張のそばに置きます。
商談用と配布用を分けると、口で足していた前提が片方にしか書かれないことがあります。私たちは、ひとりで読める順に1つの資料を作り、商談の場でしか使わない補足だけを付録に回します。
商談で口頭で補っていた前提を、その主張がある紙面に書き足します。
見せ方より先に文章で組み、見出しで主張を言い切る
スライドで組み始めると、図と配置が埋まった時点で紙面ができたように見えることがあります。前提の抜けは、その見た目に隠れて見落とされることがあります。
私たちは、スライドを作る前に文章だけで構成を組みます。見出しは「サービス概要」「選ばれる理由」のような名詞にせず、その紙面で伝えたい主張を一文で言い切ります。読んだ人に決めてほしいことは、同じ紙面に欄を分けて書きます。公開事例では、話の流れが整理され、スライドの順に説明するだけで顧客に内容が伝わるようになったという声があります。
図1は、架空の会社の営業資料の同じ1枚を、改善前と改善後で並べたものです。
改善前の紙面は、見出しが「選ばれる理由」で、導入の条件は商談で口頭で補う前提でした。改善後の紙面は、見出しで導入の効果を言い切り、条件と根拠と決めてほしいことを同じ紙面に置いています。
見づらいと言われた資料は、配色やフォントより先に、いちばん目立つ箇所が読んでほしい主張かどうかから直します。
社内・テンプレート・外注のどれが向くかは、3つを誰が決められるかで選ぶ
3つを社内で決められて、書く人の時間もあるなら、外注しなくても作れます。外注が向くのは、3つのどれかを社内だけでは決めきれないときです。
| 作り方 | 向く場合 | 気をつけること |
|---|---|---|
| 社内で作る | 3つを社内で決められ、書く人の時間がある | 経験者がいなければ、作るのに時間がかかる |
| テンプレートやAIで作る | 3つが決まっていて、中身を見直す時間がある | AIの下書きは、結論、根拠、見せ方の順に見直す |
| デザイン支援に頼む | 原稿が決まっていて、見せ方だけを整えたい | 構成の抜けは、見せ方を整えても残る |
| 構成から外注する | 3つのどれかを社内だけでは決めきれない | 最初の1本は1か月前後かかる |
ホワイトペーパーの公開事例では、社内で一から作っていれば、おそらく2〜3倍の時間がかかっていたという担当者の見立てが語られています。
3つのうち決められないものがあるなら、そこを一緒に決める相手に頼みます。
構成から入る資料制作は月単位で引き受け、見せ方だけならスゴシリョliteを案内する
スゴスギは、資料・記事・サイトで「伝える担当者」の仕事を、月単位で外から引き受けます。責任を持つのは、読んだ人が判断できる状態までです。受ける単位は、月1本以上の継続か、1か月の集中した制作です。
ウェビナー資料の公開事例では、構成案の作成から資料の完成まで1か月でした。LPを作り直した公開事例では、資料のダウンロード数が従来比で約1.7倍に増えています。
構成から入る進め方が合わないため、次の依頼は受けません。
- 判断する人や原稿を確かめる人と、一度も話せない依頼
- 1ページや1枚の単価の比較だけで選ぶ依頼
- 確かめられない数字や体験談を載せたい依頼
仕様と原稿が決まっていて、見せ方だけを整えたい場合は、デザイン支援のスゴシリョliteを案内します。事例の詳細は事例一覧で読めます。
構成から入る依頼か、見せ方だけを整える依頼かは、相談の最初に決めます。
相談では30分で、目的・読む人・判断する人・決まっていないことを聞く
初回の相談は無料で、オンラインで30分です。相談内容が決まっていなくても始められます。
相談では、資料の目的、読む人、判断する人、決まっていないことを聞きます。社内やテンプレートで作る方が合う場合は、そう伝えます。受ける枠は毎月5社までで、返信は1営業日以内です。
手元の営業資料を説明なしで渡したとき、相手がその資料で何を決められるかを、一文で書いてみてください。 書けなければ、見た目を整える前に構成から見直してください。