ホワイトペーパーは、答える疑問を決めてから作る
ホワイトペーパーの内容と構成は、答える疑問、裏付ける記録、ページ分けの順に決めます。この記事では、読む人の仕事上の疑問に答えるために会社が配る資料を、ホワイトペーパーと呼びます。
仮の題材で、記入例を1段ずつ埋めます。題材は、小さな会社向けの「複数人で問い合わせを受ける分担を、どう決めるか」です。題材も、途中で出てくる記録も、説明のために作った架空のものです。
最初に、答える疑問を1つに決める
読んだ人が何を判断できれば完成かが決まっていないと、集める裏付けの範囲を決められません。どこで作業を終えるかも決まりません。
仮の題材では、読み終えた人が「誰が返信するか」と「返信の前に誰へ確認するか」を決められれば完成とします。担当と確認先は、どちらも分担を決めるための材料です。片方だけ決めても分担は決まらないので、1つの疑問の中で扱います。
道具の選び方は、分担が決まらなくても別に答えられます。この例で一緒に扱うと、どちらの答えの裏付けを集めるのかが定まりません。だから別の疑問として、今回の資料から外します。
自分の題材で、疑問を1文、読み終えた人が判断できることを1文で書いてください。疑問は、自社の商品の説明からではなく、読む人の言葉で書きます。疑問が2つあれば、今回答えるほうを1つ選びます。
次に、答えを裏付ける記録を集める
裏付けが先にあれば、書いた内容をあとから事実と照らして確かめられます。ある公開事例では、ホワイトペーパーを依頼した会社の担当者が、次の内容を話しています。公的資料や文献を調べた根拠をもとに、構成から作ってもらった。そのため、自社でチェックするときも、事実と照らし合わせながら確認を進められた。
裏付けより先にページを分けると、裏付けのない見出しが残るおそれがあります。裏付けのない文を公開する原稿に残すと、読む人はどこまでが確かめられた話かを見分けられません。そこで、答えの文ごとに記録の中身と出どころを控えます。
次の表は、同じ仮の題材で書いた記入例の2段目です。記録はすべて仮のものです。制作メモは、公開しない作業用のメモを指します。
| 答えの文 | 裏付ける記録の中身 | 出どころ | 扱い |
|---|---|---|---|
| 誰が返信するかを先に決める | 担当が決まっておらず、返信が遅れた場面があった | 自社の対応メモ | 公開する原稿に使う |
| 分担すると返信が速くなる | 記録なし | なし | 制作メモへ回す |
| 返信の前に確認する相手を決める | 空欄 | 社内の聞き取り | 制作メモへ回す |
担当の行の記録が支えるのは、返信が遅れた場面があったという事実までです。「担当を先に決める」は書き手の提案なので、事実と分けて書き直します。たとえば「自社では担当が決まっておらず、返信が遅れた場面がありました。そこで、誰が返信するかを先に決めることを提案します」と書きます。この1件の記録は、提案だけが正しいことも、担当を決めれば返信が速くなることも示しません。
確認先の行は、出どころの種類があるだけで、聞き取りの中身が空欄です。これでは裏付けがそろったとは言えません。記録のない「返信が速くなる」という効果も、作って書きません。
制作メモへ回した文は、「未確認」と添えて公開することもしません。人が調べ、裏付けが取れなければ公開する原稿から外します。
自分の答えの文ごとに、記録の中身を書けるかを確かめてください。次に、その記録が文の言い切りを支えているかを見ます。記録より強く言い切っている文は、記録の範囲まで弱めます。記録のない行と中身が空欄の行は制作メモへ回し、調べる人を決めます。
最後に、疑問に答えられる材料だけをページへ分ける
裏付けの取れた文を並べても、最初の疑問への答えになるとは限りません。答えに必要な文が制作メモへ回っていれば、資料は疑問の一部にしか答えないからです。だから、ページへ分ける前に、残った文を最初の疑問と照らします。
仮の題材では、誰へ確認するかの裏付けが足りません。担当が決まっていなかったという事実だけでは、分担の決め方に答え切れません。
進め方は2つあります。1つは、元の疑問のまま、聞き取りの中身を人が確かめて記録を調べ直す方法です。裏付けがそろうまで、ページは分けません。もう1つは、疑問を「担当が決まらず返信が遅れた場面で、先に何を決めるか」へ狭める方法です。狭めた問いは1つの場面だけを扱うので、元の疑問とは範囲が違います。狭めてよいのは、その問いが読む人の目的に合う場合だけです。読む人が分担全体を決めたいのなら、狭めずに調べ直します。
狭めると決めたら、まず1段目の疑問と判断できることを書き直します。そのうえで、前提、答えと裏付け、次の行動の順にページを分けます。前提のページには、誰のどの場面の話かを書きます。答えと裏付けのページには、対応メモにある事実と書き手の提案を分けて置きます。制作メモへ回した文のためのページは作りません。
自分の原稿でも、公開する原稿に使う文だけで最初の疑問に答えられるかを照らしてください。答えられれば、1つのページに答えの文1つとその裏付けを置いて分けます。答えられなければ、裏付けを調べ直すか、疑問を狭めるかを選びます。
疑問の決め方や裏付けの集め方を相談したい場合は、資料作成の相談で受け付けています。
